Es ist egal, wie es heißt, ob IT Servicevertrag, IT Wartungsvertrag, Managed Service, Service Agreement,… Fakt ist, dass ein Unternehmen nicht darum herumkommt. Nur sporadische Updates und Systemcheks gefährden das Unternehmen.
Mit dem Anstieg von Cyberangriffen und Datenpannen und den Anforderungen der DSGVO ist eine einwandfrei laufende IT eine Vorraussetzung und kein nice to have.
Abgesehn davon ist der generelle Arbeitsablauf reibungsloser und die internen Prozesse effizienter im Unternehmen. Vor allem können im Vorfeld und hinter den Kulissen schon viele Sachen geregelt und verbessert werden, bevor etwas nicht mehr funktioniert.
Wem schon mal eine Festplatte im Computer oder Laptop eingegangen ist, weiß, was das für ein Aufwand und Theater ist. Es wissen leider nur die Wenigsten, dass es Möglichkeiten gibt, die Gesundheit von einer Festplatte zu überprüfen und anzeigen zu lassen.
Auch wenn man schon auf Cloud Computing im Unternehmen umgestiegen ist, ist es auch Fahrlässig sich einfach darauf zu verlassen, dass alles einfach so funktioniert. Es gibt für alles Best Practices in der IT, welche einen Unterschied machen, ob es rund läuft oder es überall eckt.
Für ein Unternehmen gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihre IT-Systeme und Prozesse zu handhaben.
Der Unterschied zwischen interner und externer IT.
Jedes Unternehmen steht vor der Frage, ob eine interne oder externe IT Sinn macht. Doch was sind die Unterschiede und warum macht es manchmal Sinn, ein hybrides Modell von interner und externer IT zu verwenden.
Die Unterscheidung zwischen interner und externer IT ist entscheidend für Unternehmen, die ihre IT-Strategie planen. Interne IT bezieht sich auf die Ressourcen und Mitarbeiter, die direkt innerhalb eines Unternehmens angestellt sind, um IT-bezogene Aufgaben zu erfüllen. Diese Teams sind tief in die Unternehmenskultur eingebettet und haben ein detailliertes Verständnis der spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens. Sie sind in der Regel verantwortlich für den täglichen Betrieb, die Wartung der IT-Infrastruktur und die Unterstützung der Endbenutzer innerhalb der Organisation.
Externe IT hingegen bezieht sich auf die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an Dritte oder Managed Service Providers (MSPs). Diese Anbieter sind spezialisierte Unternehmen, die eine breite Palette von IT-Dienstleistungen anbieten, von Netzwerkmanagement und Cybersecurity bis hin zu Cloud-Diensten und technischem Support. Sie verfügen über ein breites Spektrum an Fachwissen und Ressourcen, die oft über das hinausgehen, was ein internes Team bereitstellen kann. Externe Teams arbeiten mit mehreren Kunden zusammen, was ihnen eine breitere Perspektive auf IT-Herausforderungen und -Lösungen ermöglicht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass interne IT-Teams in der Regel eine tiefere Verbindung und ein besseres Verständnis für das spezifische Unternehmen haben, während externe IT-Dienstleister durch ihre breite Expertise und Ressourcen oft flexibler und skalierbarer in der Bereitstellung von Dienstleistungen sind.
Herausfordrungen und Limitationen einer internen IT-Abteilung
Interne IT-Teams sind oft mit spezifischen Herausforderungen und Limitationen konfrontiert, die hauptsächlich in drei Bereichen liegen: Kosten, Verfügbarkeit von Expertise und Technologie-Upgrades.
Die Kosten für die Aufrechterhaltung einer internen IT-Abteilung können erheblich sein. Dazu gehören Gehälter, Vorteile für IT-Mitarbeiter, Investitionen in Hardware und Software sowie laufende Wartungs- und Betriebskosten. Diese Kosten können für kleinere Unternehmen besonders belastend sein, da sie möglicherweise nicht die finanziellen Ressourcen haben, um eine umfangreiche interne IT-Infrastruktur zu unterstützen.
Die rasche Entwicklung der Technologie erfordert kontinuierliche Weiterbildung und Spezialisierung der IT-Mitarbeiter. In vielen Fällen kann es schwierig sein, qualifiziertes IT-Personal zu finden und zu halten, besonders in spezialisierten oder schnell wachsenden Technologiebereichen wie Cloud-Computing, Cybersecurity und Datenanalyse. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, mit den neuesten Technologietrends Schritt zu halten.
Technologie entwickelt sich ständig weiter, und Unternehmen müssen ihre Systeme regelmäßig aktualisieren, um effizient und sicher zu bleiben. Die Planung und Durchführung dieser Upgrades erfordern erhebliche Ressourcen und können zu Betriebsunterbrechungen führen. Interne IT-Teams stehen oft vor der Herausforderung, diese Upgrades mit minimalen Unterbrechungen und innerhalb des Budgets durchzuführen.
Diese Herausforderungen können die Leistungsfähigkeit und Effizienz der internen IT beeinträchtigen und Unternehmen dazu veranlassen, externe IT-Dienstleister in Betrachtzuziehen, die möglicherweise kosteneffizientere und flexiblere Lösungen bieten.
Vorteile von der Auslagerung der IT auf externe Dienstleister
Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und neuesten Technologien:
Externe IT-Dienstleister bieten Zugang zu einem breiten Spektrum an spezialisiertem Fachwissen, das intern oft nicht verfügbar ist. Dies umfasst Kenntnisse in neuesten Technologien und Branchenstandards, die für die Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit entscheidend sind.
Flexibilität und Skalierbarkeit der Dienstleistungen:
Externe IT ermöglicht eine flexible Anpassung der IT-Ressourcen und -Dienstleistungen an die sich ändernden Bedürfnisse eines Unternehmens. Dies ist besonders vorteilhaft in Phasen des Wachstums oder bei saisonalen Schwankungen, wo schnell auf veränderte Anforderungen reagiert werden muss.
Kosteneffizienz durch Outsourcing:
Durch das Outsourcing von IT-Dienstleistungen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen realisieren. Dies beinhaltet Einsparungen bei den Betriebskosten, da keine Investitionen in eigene IT-Infrastrukturen oder fortlaufende Schulungen erforderlich sind. Zudem können Unternehmen von den Skaleneffekten profitieren, die externe Dienstleister bieten.
Verbesserte Sicherheit und Risikomanagement:
Externe IT-Dienstleister sind oft besser ausgestattet, um mit komplexen Sicherheitsbedrohungen umzugehen. Sie verfügen über die neuesten Tools und Ressourcen, um Sicherheitsprobleme schnell zu identifizieren und zu lösen, und bieten oft redundante Systeme und Absicherungen, die im Falle eines Cyberangriffs Schutz bieten.
Erhöhte Effizienz und Produktivität:
Durch die Auslagerung der IT können Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die IT-Experten die technischen Details übernehmen lassen. Dies führt zu einer höheren Effizienz und Produktivität, da die internen Ressourcen auf die strategischen Geschäftsziele ausgerichtet werden können.
Schnellere Implementierung und Rollout-Zeiten:
Externe IT-Dienstleister sind erfahren in der schnellen Umsetzung von IT-Projekten und können die Implementierungszeiten erheblich verkürzen. Dies ist besonders nützlich, wenn es darum geht, neue Technologien oder Systeme schnell und effizient einzuführen.
Zugang zu umfassenden Compliance- und Audit-Diensten:
Externe IT-Dienstleister können Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften und Standards zu gewährleisten, indem sie regelmäßige Audits und Compliance-Überprüfungen durchführen. Dies ist besonders wichtig in stark regulierten Branchen.
Verbesserte Kundenbetreuung und Servicequalität:
Externe IT-Dienstleister bieten oft bevorzugten Support und eine Vielzahl von Zusatzdiensten, die die Servicequalität und Kundenzufriedenheit verbessern können. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die auf eine hohe Verfügbarkeit und schnelle Reaktionszeiten angewiesen sind.
Durch die Auslagerung der IT an externe Dienstleister können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch von einer verbesserten Effizienz, Sicherheit und Flexibilität profitieren. Dies macht das Outsourcing zu einer attraktiven Option für viele Unternehmen, die ihre IT-Strategie optimieren möchten.
Der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten IT-Firma
Der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten IT-Firma liegt in mehreren entscheidenden Merkmalen, die die Qualität der Dienstleistungen und die Zufriedenheit der Kunden beeinflussen. Eine gute IT-Firma zeichnet sich durch ein tiefes Verständnis der spezifischen Bedürfnisse ihrer Kunden aus und bietet maßgeschneiderte Lösungen an, die auf diese Anforderungen abgestimmt, sicher und vorrausschauend sind. Sie legt großen Wert auf transparente Kommunikation und stellt sicher, dass Kunden jederzeit über den Fortschritt ihrer Projekte informiert sind. Zudem ist eine gute IT-Firma stets verfügbar, um unerwartete Probleme zu lösen, und bietet effiziente, benutzerfreundliche Support-Optionen an mit kurzen Reaktionszeiten und realistischen Zeitangaben bei Problemen.
Im Gegensatz dazu neigen schlechte IT-Firmen dazu, unklare oder unzureichende Kommunikation zu pflegen, was zu Missverständnissen und Verzögerungen führt. Sie bieten oft standardisierte Lösungen an, die nicht auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind, und sind möglicherweise nicht in der Lage, schnell auf Probleme zu reagieren. Darüber hinaus fehlt es ihnen häufig an Transparenz und sie könnten versteckte Gebühren erheben, was das Vertrauen der Kunden untergräbt. Letztlich führt dies zu einer geringeren Kundenzufriedenheit und einer höheren Wahrscheinlichkeit, dass Kunden zu einem anderen Anbieter wechseln.
Was ist nun der Unterschied zwischen einem IT Servicevertrag und dem Brake and Fix Model?
Beim „Break/Fix“-Modell handelt es sich um ein traditionelles Service-Modell, bei dem IT-Dienstleistungen auf Anforderung bereitgestellt werden. Dies bedeutet, dass der Service nur dann aktiv wird, wenn tatsächlich Probleme oder Ausfälle in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens auftreten.
In diesem Modell zahlt der Kunde nur für die Dienstleistungen, die er tatsächlich in Anspruch nimmt, wie Reparaturen, Upgrades oder Installationen. Die Abrechnung erfolgt basierend auf der geleisteten Arbeit, oft nach Zeit und Material.
Das Break/Fix-Modell hat auch erhebliche Nachteile. Es kann zu unvorhersehbaren Kosten führen, da Probleme oft zu den ungünstigsten Zeiten auftreten und ihre Behebung dringend und oft teuer ist. Zudem führt die Natur des Modells dazu, dass IT-Probleme erst bemerkt werden, wenn sie bereits eingetreten sind, was zu Betriebsunterbrechungen und potenziellen Verlusten führen kann.
Als ein reaktives IT-Service-Modell, bietet es eine Pay-as-you-go-Lösung, die in bestimmten Situationen sinnvoll sein kann, birgt jedoch Risiken hinsichtlich Kostenkontrolle und Betriebsstabilität. Meist kann auch aus Zeit- und Motivationsgründen das Problem nicht vollwertig und anhaltend gelöst werden.
Beim IT Servicevertrag handelt es sich um ein aktives IT-Service-Modell, wobei die IT-Infrastruktur oder bestimmte IT-Funktionen an einen externen Dienstleister auslagert werden.
Dieser Dienstleister, übernimmt die Verantwortung für die Wartung, Verwaltung und Optimierung der IT-Systeme des Kunden. Die Dienstleistungen werden typischerweise gegen eine feste monatliche Gebühr erbracht, was den Unternehmen hilft, ihre IT-Kosten vorhersehbar zu machen und gleichzeitig Zugang zu Expertenwissen und fortschrittlichen Technologien zu erhalten.
Vorteile des IT-Servicevertrag Modells
Kostenreduktion: Unternehmen können erhebliche Einsparungen erzielen, da sie teilweise nicht in eine eigene IT-Infrastruktur investieren müssen und keine oder geringe Kosten für das Einstellen und Schulen von IT-Personal tragen.
Zugang zu Expertenwissen: Die IT-Dienstleister verfügen über spezialisierte Kenntnisse und Erfahrungen, die sie ständig aktualisieren, um den neuesten Technologien und Sicherheitsbedrohungen gerecht zu werden.
Proaktive Wartung und Überwachung: Es werden die IT-Systeme ihrer Kunden kontinuierlich überwacht, um Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor sie ernsthafte Auswirkungen haben.
Skalierbarkeit: Dieses Model bietet Flexibilität, da Unternehmen ihre IT-Dienstleistungen je nach Bedarf hoch- oder herunterskalieren können.
Verbesserte Sicherheit: Dabei werden fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle implementiert, um die IT-Systeme ihrer Kunden vor Cyberbedrohungen zu schützen.
Der IT-Servicevertrag bietet eine effiziente Lösung für Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur modernisieren und gleichzeitig Kosten kontrollieren möchten. Es ermöglicht den Zugang zu neuesten Technologien und Fachwissen, ohne die Notwendigkeit, tiefgreifende interne IT-Kompetenzen aufzubauen. Allerdings erfordert es auch ein gewisses Maß an Vertrauen in den Dienstleister, da wichtige Aspekte der IT-Verwaltung ausgelagert werden.
Warum ein Wartungsvertrag langfristig die beste Lösung ist, auch für Firmen mit interner IT
Ein Manged Service Agreement bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl kurzfristig als auch langfristig für Unternehmen von großem Nutzen sein können. Dies gilt auch für Firmen, die bereits über eine interne IT-Abteilung verfügen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum ein langfristiges MSA die beste Lösung sein kann:
Exzellenter Kundenservice und Support
Ein langfristiges MSA stellt sicher, dass Unternehmen kontinuierlich Zugang zu exzellentem Kundenservice und Support haben. Dies bedeutet, dass IT-Probleme schnell und effizient gelöst werden können, was die Betriebszeit maximiert und die Produktivität erhöht.
Hohe technische Expertise und kontinuierliche Weiterbildung
Managed Service Provider (MSPs) verfügen über ein hohes Maß an technischer Expertise und legen großen Wert auf die kontinuierliche Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Dies ermöglicht es Ihnen, stets auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und innovative Lösungen anzubieten, die interne IT-Abteilungen möglicherweise nicht bieten können.
Zuverlässigkeit, Sicherheit und Compliance mit gesetzlichen Anforderungen
MSPs bieten zuverlässige und sichere IT-Dienstleistungen, die sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Vorschriften eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig in Branchen, die strengen Regulierungen unterliegen.
Besserer Return on Investment (ROI)
Langfristige Verträge mit MSPs bieten oft einen besseren ROI. Dies liegt daran, dass der MSP im Laufe der Zeit ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse, die Teams und die Infrastruktur des Unternehmens entwickelt. Dies führt zu innovativeren Lösungen und schnelleren Implementierungen neuer Technologien.
Verbesserte Sicherheit
Ein langfristiger Vertrag ermöglicht es dem MSP, ein tiefes Verständnis für die IT-Systeme des Unternehmens zu entwickeln, was zu maßgeschneiderten Sicherheitslösungen führt, die spezifische Schwachstellen adressieren und umfassenderen Schutz bieten.
Compliance als Dienstleistung
Die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften erfordert kontinuierliche Anstrengungen. Ein langfristiges MSA stellt sicher, dass das Unternehmen kontinuierlich Unterstützung erhält, um stets konform zu bleiben.
Bessere Projektplanung und -umsetzung
Langfristige Verträge ermöglichen es MSPs, langfristige Pläne zu erstellen und Projekte schrittweise umzusetzen, was das Risiko von Fehlern und Unterbrechungen minimiert. Dies ist besonders wichtig bei großen IT-Projekten wie digitalen Transformationen oder Servermigrationen.
Zugang zu spezialisierten Fachkenntnissen
MSPs bieten Zugang zu einem breiten Spektrum an spezialisierten Fachkenntnissen, die interne IT-Abteilungen möglicherweise nicht abdecken können. Dies umfasst Bereiche wie Cybersecurity, Cloud-Computing und IT-Automatisierung.
Kosteneffizienz
Ein langfristiges MSA kann kosteneffizienter sein als der Aufbau und die Wartung einer internen IT-Abteilung. Dies liegt daran, dass MSPs oft skalierbare Lösungen anbieten, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können, ohne dass hohe Investitionen in Personal und Infrastruktur erforderlich sind.
Verbesserte Effizienz und Produktivität
Durch die Auslagerung der IT-Dienstleistungen an einen MSP können sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während der MSP die technischen Details übernimmt. Dies führt zu einer höheren Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen.
Wenn auch Ihre IT nicht ganz rund läuft, Sie genug von dem Brake and Fix Modell oder Sie einfach einmal Ihre Möglichkeiten präsentiert haben möchten, dann melden Sie sich bei uns bezüglich eines kostenlosen Kennenlerngesprächs.